Lieferanten und Dienstleister des Bundes sind ab dem 27.11.2020 verpflichtet die Rechnungsstellung in elektronischer Form vorzunehmen.
Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsinhalte in einem maschinenlesbaren, strukturierten XML-Datensatz dargestellt. Dadurch können die Inhalte der Rechnung über spezielle Portale elektronisch übermittelt, empfangen und dann automatisiert weiterverarbeitet werden. Für den Menschen lesbar werden diese Rechnungen erst durch die Anwendung von speziellen Visualisierungsprogrammen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der sog. Standard XRechnung zu verwenden. Hierbei handelt es sich um die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931. Für die Übermittlung muss entweder die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) genutzt werden.
D.h. das klassische PDF-Dokument gilt nicht als korrekte elektronische Rechnung. Solche sowie Papierrechnungen werden ab dem 27.11.2020 grundsätzlich nicht mehr von den Bundesbehörden akzeptiert.
Auf Länderebene können die einzelnen Bundesländer abweichende Regelungen treffen.
In NRW gilt zurzeit noch keine allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings können öffentliche Auftraggeber eine solche Verpflichtung im Einzelnen vertraglich vereinbaren.
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Quelle: www.verband-e-rechnung.org; www.e-rechnung-bund.de; www.vergabe.nrw.de
Anmerkungen der Redaktion: Trotz intensiver und gewissenhafter Recherche kann für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben keine Gewähr übernommen werden.
